1.总则
1.1为加强档案数字化外包安全管理，---档案数字化过程中档案实体与信息安全，---有关规定和标准，制定本<规范>。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门(以下简称“档案部门”)开展档案数字化外包工作，档案管理软件，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构(以下简称“数字化服务机构”)承担档案数字化外包服务，应遵循本<规范>开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本<规范>实施安全管理。
1.3本<规范>所称数字化外包档案指非---档案，---档案数字化按有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，人事档案管理软件建设，应用---档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格---和管理，---档案实体与信息安全。
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提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以---查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，---地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，人事档案管理软件整理，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，文书档案管理软件多少钱，节省了人力和时间。
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档案业务处理功能紧---合---门档案管理工作，完成日常档案业务处理功能。主要包括：档案案卷管理、档案材料的管理、档案零散材料收集、档案信息审核、任前档案审核等功能。基础信息维护包括单位信息、在职、后备、离退休---管理、其他人员类别管理、各种样式名册输出等。查询处理、统计分析根据不同的需求实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计分析功能，条件设置灵活，结果以二维表、柱状图、花名册等形式显示。其它辅助功能包括数据的发送、接收；数据的备份、恢复；用户管理、日志管理功能以及事务提醒等。
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